Introduction
La présente politique de protection de la vie privée explique comment Van Maldeghem Sprl traite les données personnelles de ses clients, des personnes physiques et de toutes les autres personnes physiques en contact avec Van Maldeghem Sprl(ci-après dénommées "vous").
Par données personnelles, on entend toute forme d'information permettant de vous identifier directement ou indirectement en tant que personne physique.
Van Maldeghem Sprl attache une grande importance à la protection de vos données personnelles et respecte pleinement votre vie privée. Par conséquent, Van Maldeghem Sprl traite et protège vos données personnelles de manière légale, appropriée et transparente.
Lors du traitement de vos données à personnel, Van Maldeghem Sprl respecte évidemment la loi, actuellement la loi belge du 8 décembre 1992 et, à partir du 25 mai 2018, le règlement européen sur la protection des données n° 2016/679 du 27 avril 2016 (mieux connu sous le nom de " GDPR " ou " AVG ") ou tout autre acte législatif qui le modifie.
De plus amples informations sur la protection des données personnelles peuvent être obtenues auprès de la Commission belge de la protection de la vie privée, appelée Autorité de protection des données depuis le 25 mai 2018.
Nous vous invitons à lire attentivement cette déclaration afin de connaître et de comprendre la politique de Van Maldeghem Sprl dans ce domaine.
Cette déclaration est régulièrement mise à jour. La version la plus récente de la déclaration est disponible sur notre site web. Nous vous informerons par les canaux de communication habituels si des changements importants ont été apportés.
Qui est le responsable du contrôle ?
Dobbelaere Pascal est le responsable du traitement de vos données. Ses coordonnées sont les suivantes : Van Maldeghem Sprl, Oostendelaan 5/8670 Koksijde CBE NUMÉRO : BE06 8262 7602- ADRESSE E-MAIL : pascal@vanmaldeghem.be ,NUMÉRO DE TÉLÉPHONE : 058/51 24 24.
Dobbelaere Pascal est votre personne de contact et c'est lui qui doit répondre à l'Autorité de protection des données concernant le traitement de vos données personnelles. Van Maldeghem Sprl détermine les finalités du traitement de vos données personnelles ainsi que les moyens utilisés et les caractéristiques du traitement.
Van Maldeghem Sprl peut faire appel à des prestataires de services spécialisés pour traiter vos données personnelles conformément à la présente politique de confidentialité. Seules les données personnelles strictement nécessaires seront transmises à ces prestataires de services.
Quelles sont les catégories de données personnelles traitées par Van Maldeghem Sprl?
Les catégories de données personnelles que Van Maldeghem Sprl peut traiter sont énumérées ci-dessous. D'autres données peuvent également être traitées si elles sont nécessaires ou utiles à la poursuite de la relation contractuelle avec Van Maldeghem Sprl.
Le contexte dans lequel Van Maldeghem Sprl obtient ou traite ces données est indiqué ici. Ce tableau doit être lu conjointement avec la description des finalités pour lesquelles Van Maldeghem Sprl traite les données.
Catégorie
- Données d'identité du client / mandant (vendeur ou bailleur)
- Nom, adresse, lieu et date de naissance, nationalité, numéro de téléphone fixe ou mobile et adresse e-mail
- Ces données sont fournies et traitées par vous lorsque vous demandez des informations, devenez client, concluez un contrat de courtage ou vous inscrivez pour utiliser les services de Van Maldeghem Bv (en ligne), à des fins d'identification ou d'utilisation. Ces données peuvent être obtenues, entre autres, par la lecture de votre carte d'identité.
- Données d'identité du candidat acheteur ou locataire
- Nom, adresse, lieu et date de naissance, nationalité, numéro de téléphone fixe ou mobile et adresse e-mail.
- Données sur le bien immobilier du client/client (vendeur ou bailleur)
- Titre de propriété, extrait d'urbanisme, certificat de sol, certificat de contrôle des installations électriques, certificat EPC, informations sur la sensibilité aux inondations, dossier post-intervention, informations sur la valeur patrimoniale
- Ces données sont fournies par vous ou demandées par Van Maldeghem Sprl en votre nom aux autorités ou aux experts techniques.
- Données du candidat locataire relatives à une proposition de contrat de location
- Informations sur la profession et l'emploi, la solvabilité, la situation familiale, le salaire, etc.
- Ces données sont collectées à l'aide de formulaires et de contrats remplis à votre initiative.
- Données supplémentaires pour la conclusion d'un bail ou d'un contrat de vente sous seing privé
- Numéro de registre national
- Le numéro de registre national n'est utilisé que dans les cas prévus ou exigés par la loi.
- Coordonnées des copropriétaires (ou de leurs locataires)
- Nom, adresse, lieu et date de naissance, nationalité, numéro de téléphone fixe ou mobile et adresse électronique.
- Ces données seront fournies par vous en tant que copropriétaire à Van Maldeghem Sprl lorsque Van Maldeghem Sprl exerce la fonction de syndic.
- Données relatives à l'exécution des services du syndic
- Les transactions de paiement, y compris les noms et les numéros de compte, les communications et les références, les numéros de carte, etc.
- Ces données concernent vos transactions en tant que copropriétaire coordonnées par le syndic
- Les données relatives aux transactions de Van Maldeghem Sprl avec vous
- Les informations relatives à vos contacts avec Van Maldeghem Sprl, par téléphone, e-mail, fax, etc. et vos interactions sur les pages web concernant Van Maldeghem Sprl, ses services ou ses partenaires, sur les réseaux sociaux, etc.
- Ces données proviennent de contacts de toute nature entre vous et Van Maldeghem Sprl (lors de réunions ou d'événements, inscription à une lettre d'information, réseaux sociaux, etc.
- Données sur le comportement et les préférences des clients
- Informations sur votre comportement et vos préférences en matière d'utilisation des canaux de communication et de relation, informations sur vos choix personnels et votre style de vie, projets privés ou professionnels, hobbies, etc.
- Ces données résultent de choix que vous avez exprimés ou d'analyses effectuées par Van Maldeghem Sprl conformément à la présente déclaration et à ses obligations légales.
Van Maldeghem Sprl ne traite pas de données qui révèlent votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos croyances religieuses ou philosophiques, votre appartenance à un syndicat, vos données relatives à la santé ou à la vie, votre orientation sexuelle, vos données génétiques ou biométriques.
À quelles fins l'agence Van Maldeghem Bv traite-t-elle vos données personnelles ?
Van Maldeghem Sprl collecte et traite vos données personnelles uniquement aux fins décrites ci-dessous. Van Maldeghem Sprl veille à ce que seules les données nécessaires et pertinentes soient traitées pour une finalité déterminée.
Van Maldeghem Sprl traite vos données dans les situations autorisées par la loi, plus précisément :
- Pour respecter les obligations légales incombant à Van Maldeghem Sprl
- Pour exécuter un contrat avec vous ou pour prendre certaines mesures à votre demande avant la conclusion de ce contrat
- Pour la protection des intérêts légitimes de Van Maldeghem Sprl, en équilibrant ces intérêts avec vos droits et libertés fondamentaux
- Dans des cas spécifiques, avec votre consentement, à la suite d'une demande spécifique et non équivoque, précédée d'informations claires et compréhensibles ; vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, conformément à la loi.
Obligations légales
Van Maldeghem Sprl doit se conformer à la législation qui, dans des circonstances spécifiques, l'oblige à traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de ses activités. Ces obligations peuvent obliger Van Maldeghem Sprl à coopérer avec des autorités compétentes et/ou des tiers, et éventuellement à leur transférer certaines de vos données à caractère personnel.
l s'agit notamment de :
- L'obligation de contribuer à la prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme.
- L'obligation imposée à un syndic concernant la gestion des copropriétés.
- L'obligation de répondre à une demande formelle des autorités fiscales et judiciaires belges.
La liste des obligations légales pour lesquelles Van Maldeghem Bv est tenue de traiter vos données n'est pas exhaustive et est susceptible d'être modifiée.
Relations contractuelles entre Van Maldeghem Sprl et vous en tant que client
Avant de conclure des contrats, Van Maldeghem Sprl peut avoir besoin d'obtenir et de traiter certaines informations, notamment pour :
- Répondre à votre demande,
- Vous aider à fournir des informations et à conclure le contrat
- Suivre une demande, évaluer sa pertinence et évaluer les risques liés à un contrat potentiel,
- Exécuter votre mission de médiation.
Dans le cadre des contrats en cours ou de la gestion des contrats, Van Maldeghem Sprl doit traiter certaines données, notamment pour répondre à des obligations administratives et comptables.
Dans ce cadre, vos données peuvent être transmises en interne dans Van Maldeghem Sprl à différents services, y compris à ceux qui ne sont pas directement responsables de la relation avec vous ou de l'exécution d'un contrat particulier.
Plus spécifiquement, dans le cadre de l'exécution des contrats, Van Maldeghem Sprl traite vos données comme suit :
- Gestion des contrats en cours / services commandés
- Gestion centrale et vue d'ensemble des clients
- Gestion de votre bien immobilier
- Gestion de la copropriété dans laquelle vous êtes copropriétaire.
Van Maldeghem Sprl peut traiter vos données à caractère personnel à des fins supplémentaires dans le cadre de la relation avec vous et de l'exécution des contrats.
Intérêts légitimes de Van Maldeghem Sprl
Van Maldeghem Sprl traite également vos données pour la réalisation de ses intérêts légitimes. Ce faisant, Van Maldeghem Sprl s'efforce de trouver un juste équilibre entre la nécessité de traiter les données et le respect de vos droits et libertés, y compris la protection de la vie privée.
Les données à caractère personnel sont traitées, entre autres, pour:
- Personnaliser les services de Van Maldeghem Sprl
- Améliorer la qualité du service qui vous est fourni :
- L'évaluation et l'amélioration des processus, y compris les campagnes, les simulations et les ventes, par divers moyens tels que l'analyse statistique, les enquêtes de satisfaction et diverses autres méthodes de recherche.
- L'amélioration des produits Van Maldeghem Sprl existants (ou en cours de développement), sur la base d'enquêtes auprès des clients de Van Maldeghem Sprl
- le suivi des activités de Van Maldeghem Sprl, y compris le volume du chiffre d'affaires, le nombre de rendez-vous dans nos bureaux, le nombre d'appels et de visites sur le site web de Van Maldeghem Sprl, la nature des questions posées par les clients, etc.
- L'élaboration d'études et de statistiques, en utilisant l'anonymisation et la pseudonymisation des personnes concernées
- La formation de notre personnel par l'utilisation d'exemples pratiques à titre d'illustration, y compris l'enregistrement de certaines conversations téléphoniques
- L'utilisation de cookies pour améliorer la facilité d'utilisation des visiteurs de son site web.
- La conservation des preuves (archives)
- La constatation, l'exercice, la défense et la conservation des droits de Van Maldeghem Sprl ou de toute personne qu'elle représente, par exemple dans le cadre d'une procédure de recouvrement ou d'un litige.
Intérêt légitime spécifique de Van Maldeghem Sprl: marketing direct conventionnel
Van Maldeghem Sprl procède à une segmentation de la clientèle - notamment en fonction de vos besoins - afin de vous proposer, par exemple, des biens et/ou des services adaptés à votre situation professionnelle et personnelle. À cette fin, Van Maldeghem Sprl peut notamment :
- Évaluer les services que vous utilisez déjà et vos données sociodémographiques (âge, composition de la famille, revenus, etc.)
- Analyser votre comportement à travers différents canaux (visites/rencontres, e-mails, visites de sites web, messages via notre site web), en déduire vos préférences et ainsi personnaliser les informations et les pages internet que vous avez visitées,
- Adapter les publicités sur les pages web afin qu'elles correspondent à l'intérêt que vous avez manifesté à travers votre comportement sur notre site web, sur les réseaux sociaux, dans un bureau ou ailleurs.
(par exemple, lors d'événements auxquels Van Maldeghem Sprl était présent), - Simplifier le remplissage des formulaires en remplissant déjà certains champs avec des données déjà connues et en vous demandant de vérifier l'exactitude de ces données et de les mettre à jour si nécessaire,
- Évaluer les moments clés pour lesquels certains services vous conviendraient le mieux
- Envoyer des publicités personnalisées par courrier, ou par téléphone.
À qui Van Maldeghem Sprl transmet-elle vos données personnelles ?
Van Maldeghem Sprltraite vos données personnelles avec le plus grand soin et ne les partage que pour vous offrir les meilleurs services dans le cadre de sa mission.
Van Maldeghem Sprl peut transmettre vos données à d'autres entités de son groupe en Belgique et à l'étranger, en particulier aux autres entités du groupe qui assistent Van Maldeghem Bv dans l'exécution, la gestion et le contrôle de ses activités, y compris le reporting, le support et la sécurité informatique ou l'offre de services et de produits spécifiques.
Dans certains cas, Van Maldeghem Sprl est tenu par la loi de partager vos données avec des tiers, y compris :
- les organismes gouvernementaux ou les autorités de contrôle lorsqu'il existe une obligation légale de divulguer des informations
- les organismes d'enquête judiciaire à leur demande expresse.
Van Maldeghem Sprl transfère également vos données à des prestataires de services spécifiques pour l'aider à :
- La conception et la maintenance d'équipements informatiques et d'applications internet
- La fourniture de services de publicité et de communication, y compris les fournisseurs en ligne et de réseaux sociaux
- préparation de rapports et de statistiques, l'impression de documents et les conceptions de produits ou de services
- Le commercialisation de ses activités, l'organisation d'événements et la gestion de la communication avec les clients.
Van Maldeghem Sprl doit également transférer vos données à des fournisseurs de réseaux sociaux et en ligne, auxquels Van Maldeghem Sprl fait appel pour fournir des services publicitaires.
De même, vos données personnelles peuvent être communiquées à des huissiers de justice ou à des avocats dans le cadre de procédures judiciaires.
Dans les cas susmentionnés, Van Maldeghem Sprl veillera à ce que les tiers n'aient qu'un accès limité aux données à caractère personnel nécessaires à l'exécution des tâches spécifiques requises. Van Maldeghem Sprl veille également à ce que les tiers s'engagent à utiliser les données à caractère personnel de manière sûre et confidentielle, conformément aux instructions de Van Maldeghem Sprl et à sa politique de protection des données.
Van Maldeghem Sprl stocke vos données personnelles au sein de l'EEE. Aucune donnée n'est donc transférée vers des pays situés en dehors de l'EEE.
Combien de temps vos données personnelles seront-elles conservées ?
Van Maldeghem Sprl conservera vos données à caractère personnel pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels les données ont été collectées.
Cette période est liée aux obligations légales et fiscales de Van Maldeghem Sprl, ainsi qu'à la nécessité légale de conserver vos données au-delà de la période de conservation à des fins de preuve ou pour répondre aux demandes d'information de l'autorité compétente, par exemple :
- 10 ans dans le cadre de la législation anti-blanchiment
- 10 ans dans le cadre de la responsabilité contractuelle de Van Maldeghem Sprl
- 7 ans pour les documents comptables et de reddition des comptes des syndicats de copropriétaires suite à l'exercice des fonctions de syndic.
En dehors de ces périodes, vos données personnelles seront supprimées ou rendues anonymes.
Comment vos données personnelles sont-elles protégées ?
Van Maldeghem Sprl applique des normes strictes pour protéger les données à caractère personnel sous son contrôle contre tout traitement non autorisé ou illégal et contre toute perte, destruction ou détérioration accidentelle
Van Maldeghem Sprl prend donc des mesures de nature technique et organisationnelle telles que le cryptage, les antivirus, les pare-feu, les contrôles d'accès, la sélection stricte des employés et des fournisseurs, afin de prévenir et de détecter l'accès inapproprié, la perte ou la divulgation de vos données à caractère personnel.
Dans le cas improbable et malheureux où vos données personnelles sous le contrôle de Van Maldeghem Sprl sont compromises par une violation de la sécurité de l'information, Van Maldeghem Sprl agira rapidement pour identifier la cause d'une telle violation et prendra des mesures correctives appropriées. Si nécessaire, Van Maldeghem Bv vous informera de cet incident conformément à la loi applicable.
Quels sont vos droits lors du traitement de vos données personnelles ?
Droit d'accès, de rectification, de limitation, d'effacement, de transférabilité des données et d'opposition.
Pour les finalités mentionnées ci-dessus, vous disposez :
- Un droit d'accès à vos données personnelles auprès de Van Maldeghem Sprl . Cela signifie que vous pouvez demander à Van Maldeghem Sprl si elle traite vos données à caractère personnel, à quelles fins ces données sont traitées, quelles catégories de données sont traitées et à qui elles sont communiquées.
- Un droit de rectification si vous constatez que vos données personnelles sont incorrectes ou incomplètes.
- Un droit de limitation si, par exemple, vous contestez l'exactitude de vos données personnelles et ce, pendant une période qui permet à Van Maldeghem Sprl de les vérifier.
- Droit à l'effacement de vos données personnelles. Lorsque votre contrat avec Van Maldeghem Sprl a pris fin, vous pouvez demander à Van Maldeghem Bv d'effacer vos données personnelles si elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Vous avez également la possibilité de demander à tout moment l'effacement des données à caractère personnel traitées par Van Maldeghem Sprl sur la base de votre consentement (à moins que Van Maldeghem Sprl ne dispose d'un autre motif légal pour le traitement) ou sur la base de l'intérêt légitime (à moins qu'il n'existe des motifs légitimes impérieux et prépondérants pour le traitement). En tout état de cause, Van Maldeghem Sprl peut conserver ces données personnelles si cela est nécessaire à des fins de preuve dans le cadre d'une procédure judiciaire.
- Un droit à la transférabilité des données que vous avez fournies à Van Maldeghem Sprl si vos données personnelles sont traitées sur la base d'un accord ou sur la base de votre consentement à l'envoi de communications électroniques et que ces données personnelles sont traitées à l'aide de procédés automatisés. En vertu de ce droit, vous pouvez demander à Van Maldeghem Sprl de vous transmettre vos données personnelles ou de les transmettre directement à un autre responsable du traitement, dans la mesure où cela est techniquement possible pour Van Maldeghem Sprl.
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données pour les finalités énoncées aux articles IV.3 et IV.4. Toutefois, dans le cas de l'article IV.3, Van Maldeghem Sprl peut continuer à traiter les données à caractère personnel s'il existe des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés ou des motifs relatifs à la constatation, à l'exercice ou au bien-fondé d'une action en justice.
Vous pouvez exercer vos droits en envoyant une demande écrite par courrier, datée, signée et accompagnée d'une copie de votre pièce d'identité à Van Maldeghem Bv TAV Dobbelaere Pascal ou par e-mail à Pascal@vanmaldeghem.be ou en utilisant le formulaire de contact sur le site web.
Droit de s'opposer à l'envoi de publicité électronique
Votre consentement a été demandé pour traiter et utiliser vos données de contact électroniques afin de vous envoyer des informations commerciales, de la publicité ou des propositions personnalisées (par le biais de campagnes de marketing direct ou de bulletins d'information électroniques). Cela s'applique en particulier aux communications adressées à votre numéro de téléphone portable et à votre adresse électronique.
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct électronique et de vous opposer à la réception future de ce type de publicité.
Vous pouvez nous le faire savoir de la manière suivante :
- En envoyant un e-mail accompagné d'une copie de votre carte d'identité à Pascal@vanmaldeghem.be.
- En envoyant une lettre par la poste avec une copie de votre carte d'identité à Van Maldeghem Bv, TAV Dobbelaere Pascal, Oostendelaan 5-8670 Koksijde.
- En cliquant sur le lien de désinscription figurant au bas d'un e-mail ou d'un bulletin d'information électronique envoyé par Van Maldeghem Bv.
- En envoyant une demande via la page de contact de notre site web.
Toutefois, l'exercice du droit d'opposition n'empêchera pas Van Maldeghem Bv de vous contacter pour toute autre raison, y compris une obligation légale ou l'exécution du contrat, conformément à la présente déclaration.
Droit de déposer une plainte
Si vous avez des plaintes concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter comme suit :
Par courrier : Van Maldeghem Sprl, Oostendelaan 5-8670 Koksijde
Par e-mail : Pascal@vanmaldeghem.be
Par téléphone : 058/51 24 24
Via le formulaire de contact sur notre site web : www.vanmaldeghem.be
Vous pouvez également introduire une plainte auprès de la Commission de la protection de la vie privée par courrier à l'adresse Drukpersstraat 15, 1000 Bruxelles, ou par e-mail à l'adresse commission@privacycommission.be, ou par téléphone au +32 2 274 48 00.